Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Wie hoch sollte die Prämie sein – und wie wird das Programm im Mittelstand zum Erfolg?

Warum lohnt sich „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ gerade für kleine und mittlere Betriebe?

Die besten Fachkräfte suchen selten aktiv. Sie haben einen Job, sind halbwegs zufrieden und lesen keine Jobbörsen. Erreichbar sind sie trotzdem – über Menschen, denen sie vertrauen: den Kumpel aus dem Fußballverein, die Kollegin aus der Berufsschule, den Nachbarn, der schon bei Ihnen arbeitet. Genau dort setzt ein Empfehlungsprogramm an.

Für Betriebe in Mecklenburg-Vorpommern und Norddeutschland hat das drei handfeste Vorteile:

• Es ist günstig. Personalvermittler berechnen üblicherweise 20 bis 30 Prozent eines Jahresbruttogehalts. Bei einer Fachkraft mit 40.000 Euro im Jahr sind das 8.000 bis 12.000 Euro. Eine Empfehlungsprämie von 1.000 bis 1.500 Euro ist dagegen ein Bruchteil – und sie fällt nur an, wenn die Einstellung tatsächlich klappt.
• Es ist schnell. Eine Empfehlung braucht keine Anzeigenlaufzeit. Wer im Team fragt, hat oft innerhalb weniger Tage die ersten Namen.
• Es passt besser. Ihre Mitarbeitenden wissen, wie der Alltag aussieht, und empfehlen in der Regel niemanden, mit dem sie selbst nicht arbeiten wollen. Empfohlene Bewerber wissen vorher, worauf sie sich einlassen – das senkt das Risiko, dass jemand in der Probezeit wieder geht.

Gerade in kleineren Orten zwischen Wismar, Güstrow und Greifswald, wo man sich kennt, ist Mundpropaganda ohnehin der stärkste Kanal. Ein Programm macht aus Zufall ein System. Ehrlich gesagt: Bei zehn Mitarbeitenden ist das Netzwerk begrenzt. Ein Empfehlungsprogramm ersetzt dann keine Recruiting-Kampagne, aber es ergänzt sie wirkungsvoll.

Wie hoch sollte die Prämie sein?

Eine feste Regel gibt es nicht. Entscheidend sind zwei Fragen: Wie schwer ist die Stelle zu besetzen? Und was würde Sie die Besetzung auf anderem Weg kosten? Die folgenden Spannen sind Erfahrungswerte aus Programmen im Mittelstand – keine Tarif- oder Studienwerte. Richten Sie sich nach Ihrer eigenen Gehaltsstruktur.

Als grobe Orientierung: Für Fachkräfte liegt eine angemessene Prämie zwischen 15 und 50 Prozent eines Monatsbruttogehalts der zu besetzenden Stelle, bei echten Engpassberufen auch bei einem vollen Monatsgehalt. Zu niedrig wirkt wie Geringschätzung („Für 200 Euro empfehle ich doch nicht meinen besten Freund“), zu hoch kann Fehlanreize setzen – dann wird empfohlen, wer gerade verfügbar ist, nicht wer passt.

Ein Punkt, der oft für Enttäuschung sorgt: Prämien sind Bruttobeträge. Von 1.000 Euro bleibt je nach Steuerklasse oft nur gut die Hälfte übrig. Sagen Sie das offen dazu – oder legen Sie bewusst einen Betrag fest, der auch netto noch nach Anerkennung aussieht.

Wann wird die Prämie ausgezahlt – sofort oder nach der Probezeit?

Bewährt hat sich eine Staffelung in zwei Raten: die erste Hälfte mit der Gehaltsabrechnung nach dem ersten Arbeitsmonat der neuen Kollegin oder des neuen Kollegen, die zweite Hälfte nach bestandener Probezeit. Die Probezeit darf nach § 622 Abs. 3 BGB höchstens sechs Monate dauern – länger sollte auch niemand auf sein Geld warten.

Warum nicht alles sofort? Weil die Prämie ein Ergebnis belohnen soll, nämlich eine Einstellung, die hält. Warum nicht alles erst nach einem Jahr? Weil die Belohnung dann so weit weg ist, dass sie im Alltag niemanden mehr motiviert. Halten Sie außerdem schriftlich fest:

• Beide müssen zum Auszahlungszeitpunkt noch im Unternehmen sein, und zwar ungekündigt.
• Was gilt, wenn die neue Person in der Probezeit geht? In der Regel entfällt dann die zweite Rate, die erste bleibt.
• Zählt eine Empfehlung auch, wenn sich die Person schon vorher selbst beworben hat? Meist nicht – entscheidend ist, wer zuerst gemeldet wurde.

Ist die Empfehlungsprämie steuerfrei?

Wichtig vorweg: Die folgende Einordnung ist ein allgemeiner Hinweis und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Klären Sie die Details vor dem Start mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Lohnbüro.

Geldprämien sind nicht steuerfrei. Sie gelten als Arbeitslohn, werden über die Lohnabrechnung als sonstiger Bezug versteuert und sind sozialversicherungspflichtig – für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Planen Sie die Arbeitgeberanteile in Ihr Budget ein.

Sachprämien wie Gutscheine können unter Umständen steuer- und beitragsfrei bleiben, wenn sie zusammen mit allen anderen Sachbezügen des Monats die Freigrenze von 50 Euro nicht überschreiten (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Bekommt die Person aber schon einen monatlichen Tankgutschein, ist die Grenze ausgeschöpft – und wird sie auch nur um einen Euro überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Für höhere Sachprämien gibt es die Möglichkeit einer Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber; ob und wie sie in Ihrem Fall passt, sollte Ihr Steuerberater entscheiden.

Zwei weitere Punkte gehören in die Vorbereitung: Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, kann ein Prämienprogramm als Teil der betrieblichen Lohngestaltung mitbestimmungspflichtig sein. Und beim Datenschutz gilt: Mitarbeitende geben Name und Telefonnummer eines Freundes nur weiter, wenn dieser einverstanden ist. Am einfachsten ist es, wenn die empfohlene Person sich selbst meldet und den Namen ihres Empfehlers angibt.

Welches Prämienmodell passt zu Ihrem Betrieb?

Neben der Höhe entscheidet die Form, wie gut ein Programm ankommt. Die Übersicht zeigt die gängigen Modelle mit ihren Stärken und Schwächen:

In der Praxis funktioniert die Kombination am besten: eine gestaffelte Geldprämie für die erfolgreiche Einstellung plus eine kleine Geste – ein Mittagessen, ein öffentliches Dankeschön in der Teamrunde – für jede ernsthafte Empfehlung.

Woran scheitern Empfehlungsprogramme?

Viele Betriebe haben es schon einmal versucht – und sagen danach: „Bringt bei uns nichts.“ Fast immer liegt es an denselben Fehlern:

• Einmal angekündigt, nie wieder erwähnt. Eine Rundmail im Januar reicht nicht. Wer nicht regelmäßig erinnert, hat nach vier Wochen ein vergessenes Programm.
• Unklare Regeln. Wer zählt als Empfehler? Für welche Stellen? Wann genau wird gezahlt? Jede offene Frage ist ein Grund, es gar nicht erst zu versuchen.
• Keine Rückmeldung. Wer jemanden empfiehlt und drei Wochen nichts hört, empfiehlt nie wieder. Rückmeldung an Empfehler und Kandidat innerhalb von zwei Werktagen ist das Mindeste.
• Nichts zum Teilen. „Sag Bescheid, wenn du jemanden kennst“ ist kein Programm. Mitarbeitende brauchen einen Link, ein Bild, einen kurzen Clip, den sie weiterschicken können.
• Zäher Bewerbungsweg. Der Freund soll Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse per E-Mail schicken? Dann bleibt es beim guten Vorsatz. Mehr dazu im Beitrag Bewerbungsprozess vereinfachen.
• Prämie kommt nie an. Eine einzige vergessene Auszahlung spricht sich schneller herum als zehn korrekte.
• Das Arbeitsumfeld stimmt nicht. Wer selbst unzufrieden ist, empfiehlt niemanden – egal, wie hoch die Prämie ist. Dann liegt das Problem tiefer, beim Arbeitgeberbild insgesamt.

Wie bauen Sie Ihr Programm in fünf Schritten auf?

Mit dieser Checkliste steht ein einfaches Programm für einen Betrieb mit 10 bis 100 Mitarbeitenden in zwei bis drei Wochen:

1. Stellen und Ziel festlegen. Für welche Positionen gilt das Programm? Starten Sie mit den zwei, drei Stellen, die Sie am dringendsten besetzen müssen – nicht mit allen.
2. Regeln auf eine Seite schreiben. Wer darf empfehlen (alle, auch Teilzeit und Azubis)? Wer ist ausgeschlossen (etwa Personalverantwortliche)? Wie wird eine Empfehlung gemeldet? Was gilt bei Doppelmeldungen? Kurz, verständlich, für alle zugänglich.
3. Prämie und Auszahlung festlegen. Höhe je Stelle, Staffelung nach Probezeit, Form (Geld, Sachprämie, freie Tage) – und vorher einmal mit Steuerberater oder Lohnbüro abstimmen.
4. Material zum Teilen bereitstellen. Eine Karriereseite mit Kurzbewerbung, ein bis drei kurze Clips aus dem Arbeitsalltag, fertige Social-Media-Beiträge und eine Empfehlungskarte mit QR-Code für den Geldbeutel.
5. Starten, erinnern, nachhalten. Vorstellung in der Teamrunde, Erinnerung einmal im Monat, Rückmeldung innerhalb von zwei Werktagen, erfolgreiche Empfehlungen sichtbar feiern. Nach sechs Monaten auswerten: Wie viele Empfehlungen, wie viele Gespräche, wie viele Einstellungen?

Ein Tipp aus der Praxis: Binden Sie Vorarbeiter, Schichtleitungen und Teamleitungen früh ein. Sie sind die stärksten Multiplikatoren, weil sie täglich mit dem Team sprechen – und weil ihre Empfehlung im Bekanntenkreis besonders viel Gewicht hat.

Wie verstärken Karriereseite, Recruiting-Clips und Social Media die Empfehlungen?

Eine Empfehlung ist ein Anstoß. Ob daraus eine Bewerbung wird, entscheidet sich in dem Moment, in dem der Freund den Link öffnet. Drei Bausteine machen den Unterschied:

Die Karriereseite als Ziel jeder Empfehlung

Jede geteilte Nachricht sollte auf eine Seite führen, die Fragen beantwortet und eine Bewerbung in zwei Minuten möglich macht: Gehalt, Arbeitszeiten, Team, Ansprechpartner, Kurzbewerbung. Ein Feld „Wer hat Sie auf uns aufmerksam gemacht?“ sorgt dafür, dass Empfehlungen sauber zugeordnet werden. Welche Elemente dafür heute Pflicht sind, zeigt unser Beitrag Karriereseite, die Bewerber überzeugt. Wer die Seite neu aufsetzen will, findet unter Recruiting-Website, wie wir dabei vorgehen.

Kurze Recruiting-Clips zum Weiterleiten

20 bis 45 Sekunden im Hochformat, gedreht im echten Betrieb: der Kollege, der zeigt, wie sein Tag aussieht, die Werkstatt am Morgen, die Pause auf der Baustelle. Solche Clips verschicken Mitarbeitende gern im WhatsApp-Status oder in der Familiengruppe, weil sie zeigen, wo sie arbeiten – und nicht nach Werbung aussehen. Was ein guter Film zeigen muss, steht im Beitrag Recruitingfilm erstellen.

Social-Media-Beiträge, die das Team teilt – und eine Kampagne dahinter

Fertige Beiträge für Facebook, Instagram und LinkedIn senken die Hürde: Mitarbeitende müssen nichts formulieren, nur teilen. Noch stärker wird das, wenn eine bezahlte Recruiting-Kampagne parallel im Umkreis Ihres Betriebs läuft. Dann sieht der Freund Ihre Anzeige im Feed und bekommt zusätzlich die persönliche Nachricht seines Bekannten – zwei Kontakte, die sich gegenseitig bestätigen. Wie wir solche Kampagnen aufsetzen, lesen Sie unter Social Media & Werbung (dort auch Recruiting-Kampagnen) und Schritt für Schritt im Beitrag Recruiting-Kampagne in 30 Tagen. Ein Beispiel aus der Praxis ist die Recruiting-Kampagne für den Fachverband GaLaBau MV.

Was ist im Handwerk und auf dem Bau anders?

Im Handwerk funktionieren Empfehlungen oft besonders gut: Gesellen kennen sich aus der Berufsschule, aus dem Verein, von der Freiwilligen Feuerwehr oder von gemeinsamen Baustellen mit anderen Gewerken. Gleichzeitig sitzt dort kaum jemand am Schreibtisch. Alles, was Sie zum Teilen anbieten, muss deshalb auf dem Smartphone funktionieren – ein Link, ein Clip, eine Karte mit QR-Code im Transporter.

Betriebe aus Handwerk, Bau & Immobilien sollten außerdem freie Tage als Prämienform ernst nehmen und die Kolonnenführer als Botschafter gewinnen. Dauerhaft tragen Empfehlungen aber nur, wenn der Betrieb auch als Arbeitgeber überzeugt – wie das ohne großes Budget gelingt, lesen Sie im Beitrag Employer Branding im Handwerk.