Fotoshooting für Unternehmen: Wie planen Sie Mitarbeiter- und Betriebsfotos, die Sie jahrelang nutzen können?

Warum ersetzt ein geplanter Fototag Stockfotos und Handybilder?

Das lächelnde Team mit Headset aus der Bilddatenbank steht auf Hunderten Websites – auch bei Ihrem Wettbewerber. Handybilder vom letzten Betriebsfest sind zwar echt, aber jedes hat anderes Licht, anderen Ausschnitt, andere Qualität. Beides kostet Vertrauen: Kunden und Bewerber wollen sehen, mit wem sie es zu tun haben.

Ein professioneller Fototag löst das Problem nur, wenn er geplant ist. Der häufigste Fehler ist nicht schlechtes Licht, sondern die fehlende Frage vorher: Wofür brauchen wir die Bilder eigentlich? Wer erst nach dem Shooting merkt, dass das Teamfoto für den Website-Kopf zu eng geschnitten ist oder dass für Instagram kein einziges Hochformat existiert, greift nach drei Monaten wieder zum Handy.

Geplant liefert ein halber bis ganzer Tag im Betrieb typischerweise 60 bis 150 fertig bearbeitete Bilder – eine Bildbibliothek, aus der Sie lange schöpfen. Entscheidend ist nicht die Menge, sondern dass jedes Motiv dabei ist, das Sie später wirklich brauchen.

Wofür brauchen Sie die Bilder – und was folgt daraus?

Fünf Einsätze decken bei den meisten Mittelständlern fast alles ab. Jeder stellt eigene Anforderungen an Format und Bildaufbau:

• Website: breite Querformate für Startseite und Seitenköpfe, mit ruhiger Fläche, auf der später Text stehen kann. Dazu Bilder für Leistungs- und Teamseiten.
• Karriereseite: echte Kolleginnen und Kollegen, echte Arbeitsplätze, Ausbildungssituationen. Bewerber wollen wissen, wo und mit wem sie arbeiten werden – mehr dazu in unserem Beitrag zur Karriereseite, die Bewerber überzeugt.
• Social Media: überwiegend Hochformate (4:5 für den Feed, 9:16 für Storys und Reels), dazu Serien, die über Wochen tragen.
• Anzeigen: Meta-Anzeigen laufen quadratisch, in 4:5 und 9:16, LinkedIn auch im Querformat. Gute Anzeigenmotive haben Platz für eine Kernaussage und funktionieren auch klein.
• Presse und Print: hochaufgelöste Porträts der Geschäftsführung, ein Teamfoto, ein Standortbild – für Lokalzeitung, Fachpresse, Messewand und Broschüre.

Daraus folgt die wichtigste Regel für jede Shotlist: Jedes wichtige Motiv entsteht zweimal – einmal quer, einmal hoch. Das kostet am Fototag wenige Sekunden, spart aber später jeden Versuch, ein Querformat für Instagram zurechtzuschneiden.

Welche Motive braucht ein Mittelständler wirklich?

Egal ob Handwerksbetrieb, Praxis oder Industrieunternehmen: Fünf Motivgruppen tragen fast jeden Auftritt. Die Tabelle ordnet sie den Einsätzen zu.

Zwei Tipps aus der Praxis: Lassen Sie bei Querformaten bewusst Luft an einer Seite – dort steht später Ihre Überschrift. Und fotografieren Sie Arbeitsalltag so, dass die Tätigkeit stimmt: Ein Fachmann erkennt sofort, ob jemand nur für die Kamera eine Schraube hält. Gerade im Handwerk und am Bau sind echte Handgriffe das stärkste Argument gegenüber Kunden und Bewerbern.

Wie sieht eine Shotlist aus?

Die Shotlist ist die Einkaufsliste des Fototags. Sie entsteht aus den Einsätzen oben und wird vor dem Termin gemeinsam abgestimmt. Jede Zeile beantwortet dieselben Fragen:

1. Motiv: Was genau ist zu sehen? Zum Beispiel „Monteur prüft Schaltschrank in Halle 2“.
2. Personen: Wer ist im Bild – und hat diese Person eingewilligt?
3. Ort und Uhrzeit: Wo entsteht das Bild, und wann ist dort das Licht am besten oder der Betrieb am ruhigsten?
4. Format: Quer, hoch oder beides – und mit Textfreiraum ja oder nein.
5. Einsatz: Wofür ist das Bild gedacht – Website-Kopf, Karriereseite, Anzeige, Presse?
6. Priorität: Muss-Motiv oder Kann-Motiv? Fällt die Zeit knapp, werden zuerst die Kann-Motive gestrichen.
7. Requisiten und Vorbereitung: Was muss bereitliegen – Produkt, Werkstück, aufgeräumte Werkbank, sauberes Firmenfahrzeug?
8. Plan B: Was passiert, wenn eine Person fehlt oder nicht ins Bild möchte – Kollegin aus derselben Abteilung, Aufnahme von hinten, nur Hände und Werkstück?

Für einen Betrieb mit 20 bis 50 Mitarbeitenden umfasst eine gute Shotlist erfahrungsgemäß 25 bis 40 Zeilen. Mehr schafft man an einem Tag nicht sauber – weniger lässt Lücken, die später wieder mit Stockfotos gefüllt werden.

Wie läuft ein Fototag im laufenden Betrieb ab?

Niemand muss für das Shooting den Betrieb stoppen. Der Trick ist ein Ablaufplan, der dem Licht und dem Arbeitsrhythmus folgt – und den alle Beteiligten eine Woche vorher kennen. So kann ein ganzer Fototag aussehen:

• 7:30 Uhr – Aufbau und Rundgang: Licht aufbauen, Orte mit dem Ansprechpartner abgehen, Shotlist kurz durchsprechen.
• 8:00 Uhr – Standort außen: Gebäude, Einfahrt und Fuhrpark im Morgenlicht, bevor Lieferverkehr und Kundenfahrzeuge den Hof füllen.
• 8:45 Uhr – Porträts: ein fester Platz mit gleichem Licht für alle. Rechnen Sie mit etwa fünf bis zehn Minuten je Person; die Zeitfenster stehen vorher fest, damit niemand lange wartet.
• 10:30 Uhr – Arbeitsalltag: Werkstatt, Büro, Lager, Baustelle. Die Fotografen gehen mit, die Arbeit läuft weiter – inszeniert wird nur, was ohnehin passiert.
• 12:00 Uhr – Pause und erste Sichtung: Fehlt etwas?
• 12:45 Uhr – Produkte und Details: Werkstücke, Material, Ergebnisse, auf Wunsch freigestellt für den Onlineshop.
• 14:00 Uhr – Teamfoto: am frühen Nachmittag, wenn die meisten im Haus sind. Die Uhrzeit wird vorher angekündigt, gern verbunden mit Kaffee und Kuchen.
• 14:45 Uhr – Reserve: Nachzügler, verpasste Motive, Hochformat-Varianten. Ohne diese Reserve fehlen am Ende genau die Bilder, die Sie gebraucht hätten.

Ein halber Tag reicht, wenn Sie sich auf zwei, drei Motivgruppen beschränken – etwa Porträts und Arbeitsalltag. Wichtig ist ein Ansprechpartner aus dem Betrieb, der Türen öffnet, Kollegen holt und entscheidet, was gezeigt werden darf.

Worauf kommt es bei der Kleidung an?

Kleidung entscheidet, ob ein Bild in drei Jahren noch passt. Diese Hinweise sollten alle Mitarbeitenden rechtzeitig vorher bekommen:

• Arbeitskleidung, wo gearbeitet wird: sauber, nicht nagelneu, mit dem aktuellen Firmenlogo. Wenn ein Wechsel von Logo oder Kleidung absehbar ist, lohnt es sich, das Shooting danach anzusetzen.
• Unifarben statt Muster: Feine Streifen und kleine Karos flimmern auf Bildschirmen. Große Fremdlogos auf Shirts und Jacken lenken ab.
• Farben abstimmen: Ein, zwei Farben, die zu Ihrer Marke passen, machen Teamfotos ruhig. Grelle Neonfarben und komplett weiße Hemden unter starkem Licht sind schwierig.
• Saisonneutral bleiben: Keine dicken Winterjacken und keine kurzen Hosen, wenn die Bilder das ganze Jahr laufen sollen.
• Wechselkleidung mitbringen: ein zweites Oberteil für Porträts im Büro-Look, falls jemand aus der Werkstatt kommt.
• Brillen aufbehalten: Wer im Alltag Brille trägt, sollte sie auch im Bild tragen. Reflexe lassen sich mit der Lichtposition vermeiden.

Welche Rolle spielen Licht und Jahreszeit?

In Hallen und Büros mischen sich Tageslicht, Leuchtstoffröhren und Bildschirmschein – das erzeugt Farbstiche und harte Schatten. Profis bringen deshalb eigenes Licht mit. Für Porträts sorgt ein fest aufgebautes Licht dafür, dass alle Bilder zusammenpassen.

Bei der Jahreszeit gilt für Bilder, die jahrelang laufen sollen: nichts, was das Datum verrät. Weihnachtsdeko, Schnee, Kürbisse oder ein Plakat zur Sommeraktion machen ein Bild nach wenigen Wochen unbrauchbar. Innenaufnahmen lassen sich ganzjährig planen. Für Außenaufnahmen sind in Norddeutschland die Monate von Mai bis September am dankbarsten: lange Tage, grüne Bäume, weiches Abendlicht. Im Dezember geht die Sonne in Rostock schon gegen 16 Uhr unter – wer im Winter fotografiert, legt Außenmotive in die Mittagsstunden oder holt sie an einem kurzen zweiten Termin im Frühjahr nach.

Was tun, wenn Mitarbeiter nicht fotografiert werden wollen?

In fast jedem Betrieb gibt es Menschen, die nicht ins Bild möchten. Das ist ihr gutes Recht – und kein Problem, wenn Sie es von Anfang an einplanen:

• Früh erklären, wofür die Bilder sind: Wer weiß, dass es um die Karriereseite und nicht um eine Plakatkampagne geht, sagt öfter Ja. Zwang oder sozialer Druck sind tabu.
• Abstufungen anbieten: Manche möchten kein Porträt, sind aber im Gruppenbild dabei. Andere zeigen gern ihre Hände am Werkstück, aber nicht ihr Gesicht.
• Unerkennbar fotografieren: von hinten, im Anschnitt, unscharf im Hintergrund. Solche Bilder wirken oft sogar natürlicher als frontale Aufnahmen.
• Plan B in der Shotlist: Für jedes Motiv mit Personen steht vorher fest, wer einspringen kann.
• Kein Nachteil, keine Begründung: Wer ablehnt, muss das nicht erklären und darf keine Folgen spüren. Das gehört zur Freiwilligkeit, die auch rechtlich zählt.

Welche Einwilligung brauchen Sie nach DSGVO und KUG?

Wer Bilder von Mitarbeitenden veröffentlicht, braucht deren Einwilligung. Das Kunsturhebergesetz (KUG) schützt in § 22 das Recht am eigenen Bild; die Ausnahmen in § 23 – etwa Personen als bloßes Beiwerk – helfen im Betrieb kaum, weil Mitarbeiterfotos die Menschen gezielt zeigen. Daneben gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Ein Foto ist ein personenbezogenes Datum. Im Beschäftigungsverhältnis verlangt § 26 Absatz 2 Bundesdatenschutzgesetz, dass die Einwilligung schriftlich oder elektronisch erfolgt – und freiwillig ist.

Eine gute Einwilligung ist konkret. Sie enthält:

• wer fotografiert wird und wer die Bilder nutzt (Ihr Unternehmen, gegebenenfalls Ihre Agentur),
• welche Kanäle gemeint sind: Website, Karriereseite, Social Media, Anzeigen, Print, Presse,
• wie lange die Bilder genutzt werden und was nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen gilt,
• den Hinweis auf Freiwilligkeit und darauf, dass eine Ablehnung keine Nachteile hat,
• das Widerrufsrecht: Nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO kann eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen werden – bereits gedruckte Broschüren lassen sich allerdings nicht zurückholen,
• Datum und Unterschrift oder eine dokumentierte elektronische Zustimmung.

Das Bundesarbeitsgericht hat 2014 entschieden, dass eine solche Einwilligung nicht automatisch mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses erlischt. Trotzdem ist es fair, Bilder ehemaliger Mitarbeitender auf Wunsch zu tauschen. Holen Sie die Einwilligungen vor dem Fototag ein, nicht danach.

Wem die Bilder gehören und was Sie mit Ihrem Fotografen oder Ihrer Agentur über Nutzungsrechte vereinbaren sollten, ist eine eigene Frage. Die Antwort finden Sie in unserem Beitrag Wem gehören Fotos, Filme und Logo, die Ihre Agentur erstellt?

Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick aus Sicht einer Agentur (Stand Oktober 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihre Einwilligungsvorlage und Sonderfälle – etwa Minderjährige in der Ausbildung oder Kundinnen und Kunden im Bild – lassen Sie sich im Zweifel von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Anwältin beraten.

Wie bleiben die Bilder jahrelang nutzbar?

Standort, Arbeitsalltag und Produkte halten oft mehrere Jahre – vorausgesetzt, sie sind saisonneutral und zeigen keine Technik oder Kleidung, die bald veraltet. Porträts altern schneller, weil Teams sich verändern. Damit die Bibliothek trotzdem einheitlich bleibt, helfen drei Dinge:

• Licht-Setup dokumentieren: Hintergrund, Lichtposition und Bildausschnitt der Porträts festhalten, damit neue Mitarbeitende später im selben Stil fotografiert werden.
• Kurze Nachtermine einplanen: Eine bis zwei Stunden für neue Kolleginnen und Kollegen, etwa einmal im Jahr, statt alle paar Jahre alles neu.
• Bilder ordentlich ablegen: nach Motivgruppe und Format benannt, mit Vermerk, wer eingewilligt hat und bis wann. So findet auch die neue Marketingkraft in zwei Jahren das richtige Hochformat.

Wie planen wir bei pxMEDIA einen Fototag?

Am Anfang steht ein Termin für den Bildplan, daraus entsteht die Shotlist. In der Woche vor dem Fototag sichten wir die Orte, planen das Licht, informieren Ihr Team über Kleidung und Zeitfenster und liefern die Vorlage für die Einwilligung – unterschreiben muss Ihr Team. Nach dem halben bis ganzen Fototag folgen Auswahl, Bearbeitung und Lieferung in allen Formaten, meist innerhalb von ein bis zwei Wochen. Pauschalpreise nennen wir bewusst nicht: Der Aufwand hängt von Motivzahl, Orten und Personen ab und steht nach dem Bildplan im Angebot.

Mehr dazu auf unserer Seite zur Unternehmensfotografie und im Überblick unserer Content-Produktion mit Film, Foto und Text. Wie solche Bilder aussehen, zeigen unter anderem unsere Referenzen für die kardiologische Gemeinschaftspraxis in Rostock und die logopädische Praxis Mundwerk in Schwerin. Soll am selben Tag auch gefilmt werden – etwa für einen Recruitingfilm oder Social-Clips –, lässt sich beides in einem Produktionstag verbinden.