Website erstellen lassen: Wie läuft das Projekt ab – und was müssen Sie als Unternehmen liefern?

Warum ist der Ablauf wichtiger als die Technik?

Wenn Unternehmer an eine neue Website denken, denken sie meist an das Ergebnis: ein modernes Design, eine schnelle Seite, mehr Anfragen. Wie der Weg dorthin aussieht, ist oft unklar – und genau dort entstehen die Überraschungen. Nicht beim Programmieren, sondern dann, wenn die Agentur auf Texte wartet, die Fotos noch nicht gemacht sind oder drei Personen im Betrieb unterschiedliche Meinungen zum Entwurf haben.

Eine Website ist ein gemeinsames Projekt. Die Agentur bringt Strategie, Gestaltung, Technik und Erfahrung mit. Sie bringen das, was niemand außer Ihnen liefern kann: Wissen über Ihre Kunden, Ihr Angebot, Ihre Mitarbeiter – und die Entscheidungen. Wer beide Seiten vor dem Start sauber trennt, bekommt ein Projekt, das sich planen lässt. Wer das nicht tut, bekommt eines, das sich zieht.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen deshalb drei Dinge: welche Phasen ein Website-Projekt typischerweise durchläuft, was Sie als Unternehmen bereitstellen müssen – und woran Projekte im Mittelstand am häufigsten hängen.

Welche Phasen hat ein Website-Projekt – und wer ist wofür zuständig?

Ob Unternehmens-Website, Karriereseite oder Relaunch: Der Grundablauf ist fast immer derselbe. Die Spannen unten sind Erfahrungswerte für Websites mittelständischer Unternehmen – keine Terminzusage. Den konkreten Zeitplan legt man zu Projektbeginn gemeinsam fest, wenn Umfang und Ausgangslage bekannt sind. Einige Phasen laufen parallel: Während das Design entsteht, können Texte und Fotos schon in Arbeit sein.

Zusammengerechnet liegt eine typische Unternehmens-Website im Mittelstand damit häufig bei zwei bis vier Monaten vom Erstgespräch bis zum Livegang. Kleine, klar umrissene Seiten können deutlich schneller fertig sein; Websites mit Shop, vielen Sprachen oder Anbindungen an Warenwirtschaft und Bewerbermanagement dauern länger. Wie wir die einzelnen Schritte bei uns aufbauen, sehen Sie auf unserer Seite Website erstellen lassen bei pxMEDIA.

Was passiert in den einzelnen Phasen genau?

Erstgespräch und Zielklärung sind die Phasen, die Unternehmer am liebsten abkürzen würden – und die am meisten Zeit sparen. Hier entscheidet sich, ob die Website später verkauft oder nur gut aussieht. Gute Fragen in dieser Phase lauten: Wer soll nach dem Besuch anrufen? Was hält diese Person heute davon ab? Welche Beweise – Referenzen, Zahlen, Bewertungen – haben Sie bereits? Ist das Ziel unscharf, lohnt vorab eine kurze Website-Strategie.

Struktur bedeutet: Bevor gestaltet wird, steht fest, welche Seiten es gibt, was auf jeder Seite steht und wie der Besucher zur Anfrage kommt. Ein Seitenplan auf einer DIN-A4-Seite reicht oft aus. Er ist die wichtigste Freigabe des ganzen Projekts, weil alles Spätere darauf aufbaut.

Texte und Bilder sind der Teil, der am stärksten von Ihnen abhängt – selbst dann, wenn die Agentur schreibt und fotografiert. Denn die Fakten, die Ansprechpartner für Interviews und die Freigabe kommen aus Ihrem Haus. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Design entsteht idealerweise als klickbarer Entwurf, den Sie auf dem Handy und am Rechner ansehen können, bevor eine Zeile programmiert ist. Änderungen kosten hier Minuten, nach der Umsetzung Stunden.

Umsetzung und Test laufen bei einer erfahrenen Agentur am planbarsten – vorausgesetzt, Inhalte und Zugänge liegen vor. Getestet wird auf verschiedenen Bildschirmgrößen und Browsern, dazu Formulare, Ladezeit und die Barrierefreiheit, die für viele Unternehmen seit dem BFSG ein Thema ist (mehr dazu in unserem Beitrag Barrierefreiheit nach BFSG).

Livegang heißt nicht nur „Schalter umlegen“. Bei einem Relaunch müssen alte Adressen auf neue umgeleitet werden, sonst gehen über Jahre gewachsene Google-Platzierungen verloren. Ob sich ein Relaunch überhaupt lohnt, klärt unser Beitrag Website-Relaunch: Wann lohnt er sich – und wann nicht?

Was müssen Sie als Unternehmen liefern? Die Checkliste

Diese Liste können Sie vor dem Projektstart durchgehen. Jeder Punkt, der schon erledigt ist, spart später Wartezeit. Nicht alles muss am ersten Tag vorliegen – aber für jeden Punkt sollte feststehen, wer ihn bis wann liefert.

• Ein fester Ansprechpartner: eine Person, die Fragen beantwortet, Zulieferungen einsammelt und Feedback bündelt. Planen Sie dafür in der Startphase grob einige Stunden pro Woche ein, später deutlich weniger.
• Freigabeverantwortliche: Wer entscheidet verbindlich über Struktur, Design und Livegang? Am besten eine Person, höchstens zwei. Legen Sie auch eine Vertretung für Urlaub und Krankheit fest.
• Texte oder Ansprechpartner für Texte: Entweder Sie liefern Rohtexte, oder Sie benennen Fachleute im Betrieb – Meister, Vertrieb, Personalverantwortliche –, die in einem Interview von 30 bis 60 Minuten erzählen, was Kunden wissen müssen.
• Fotos und Videos: vorhandenes Material mit geklärten Nutzungsrechten, oder ein Termin für ein Fotoshooting im Betrieb. Wie Sie ein Shooting vorbereiten, steht in unserem Beitrag Fotoshooting für Unternehmen.
• Logo und Gestaltungsvorgaben: das Logo als Vektordatei (SVG, EPS oder PDF), Hausfarben, Schriften – falls vorhanden ein Gestaltungshandbuch.
• Zugänge: Domain-Verwaltung, bisheriges Hosting oder Content-Management-System, Google-Unternehmensprofil, Search Console, Statistik und gegebenenfalls Werbekonten. Wichtig: Die Zugänge sollten auf Ihr Unternehmen laufen, nicht auf eine frühere Agentur.
• Impressum und Datenschutz: die rechtlich korrekten Unternehmensangaben (Firmierung, Registereintrag, Vertretungsberechtigte, Umsatzsteuer-ID) sowie eine Datenschutzerklärung, die zur neuen Website passt – erstellt über einen Generator, Ihren Datenschutzbeauftragten oder Ihre Rechtsberatung.
• Referenzen und Beweise: Projektbeispiele, Kundenstimmen mit Freigabe, Zertifikate, Mitgliedschaften, Auszeichnungen.
• Angebot und Fakten: Leistungen, Einzugsgebiet, Öffnungszeiten, Ansprechpartner mit Telefonnummern, bei einer Karriereseite die Berufsfelder und Vorteile für Mitarbeiter.
• Formular-Ziele: An welche E-Mail-Adressen gehen Anfragen und Bewerbungen – und wer reagiert darauf wie schnell?

Ein Tipp aus der Praxis: Schreiben Sie zu jedem Punkt einen Namen und ein Datum. Diese eine Tabelle ist das wirksamste Werkzeug gegen Verzögerungen – wirksamer als jeder Projektplan der Agentur. Bei Fotos, Filmen und Designs sollten Sie zusätzlich klären, wer welche Rechte bekommt; das erklärt unser Beitrag Wem gehören Fotos, Filme und Logo, die Ihre Agentur erstellt?

Woran hängen Website-Projekte im Mittelstand typischerweise?

Aus vielen Website-Projekten seit 2009 kennen wir die Muster, an denen es stockt. Fast keines davon ist technisch. Die gute Nachricht: Für jeden Zeitfresser gibt es ein einfaches Gegenmittel.

1. Texte „kommen nächste Woche“. Der häufigste Zeitfresser überhaupt: Die Inhalte liegen beim Chef auf dem Stapel, zwischen Kundenterminen und Baustelle. Gegenmittel: Texte im Interview erarbeiten lassen statt selbst schreiben – Sie erzählen, die Agentur schreibt, Sie geben frei.
2. Zu viele Mitentscheider. Geschäftsführung, Vertrieb, Büro und Familie kommentieren getrennt, die Rückmeldungen widersprechen sich. Gegenmittel: Feedback intern sammeln und gebündelt von einer Person schicken.
3. Fotos fehlen. Vorhandene Bilder sind zu alt, zu klein oder rechtlich unklar – und ein Shooting ist nicht eingeplant. Gegenmittel: Den Bildbedarf in der Strukturphase festlegen und das Shooting früh terminieren, gerade bei Außenaufnahmen im Herbst und Winter.
4. Zugänge sind unauffindbar. Die Domain hat vor zehn Jahren ein früherer Dienstleister angelegt, das Passwort kennt niemand mehr. Gegenmittel: Zugänge in den ersten Projekttagen zusammentragen – die Klärung mit einem früheren Anbieter kann Wochen dauern.
5. Geschmack statt Ziel. „Mir gefällt die Farbe nicht“ ersetzt die Frage, ob der Entwurf die Zielgruppe überzeugt. Gegenmittel: Jede Rückmeldung am vereinbarten Ziel messen.
6. Neue Wünsche mitten im Projekt. Aus der Unternehmens-Website wird nebenbei ein Shop oder ein Kundenbereich. Gegenmittel: Neue Ideen sammeln, bewerten und bewusst als zweiten Schritt nach dem Livegang planen.
7. Freigabe in der Hochsaison. Die finale Abnahme fällt in die Wochen, in denen der Betrieb am meisten zu tun hat – im Handwerk oft das Frühjahr, im Tourismus an der Ostseeküste der Sommer. Gegenmittel: Den Livegang bewusst in eine ruhigere Zeit legen.
8. Rechtstexte erst am Schluss. Impressum und Datenschutz werden am Tag vor dem Livegang gesucht. Gegenmittel: Rechtstexte parallel zum Design klären.

Besonders deutlich sieht man diese Muster in Branchen, in denen der Chef selbst auf der Baustelle steht, etwa bei Betrieben aus Handwerk, Bau und Immobilien. Dort hilft es enorm, wenn die Agentur Inhalte aktiv abholt, statt auf sie zu warten.

Was passiert nach dem Livegang?

Mit dem Livegang beginnt die Phase, in der die Website arbeiten soll. Drei Dinge gehören dazu. Erstens die technische Wartung: Updates, Sicherheitsprüfungen, Backups und Überwachung der Erreichbarkeit. Wie schnell eine ungepflegte Website zum Risiko werden kann, zeigt unser Beitrag zur PHP-Sicherheitslücke. Zweitens die inhaltliche Pflege: neue Referenzen, aktuelle Ansprechpartner, offene Stellen, Ratgeber-Beiträge. Drittens die Auswertung: Kommen Anfragen über die Website, und von welchen Seiten? Nach drei bis sechs Monaten lohnt ein gemeinsamer Blick auf die Zahlen, um gezielt nachzuschärfen.

Klären Sie schon vor dem Start, wer diese Aufgaben übernimmt und was ein Betreuungsvertrag umfasst. Was bei uns dazugehört, beschreibt die Seite Betreuung und Hosting.

Wie sehen fertige Projekte aus – und gibt es einen schnelleren Weg?

Wer vor dem Start sehen möchte, wie ein abgeschlossenes Projekt aussieht, findet in unseren Referenzen Websites aus Mecklenburg-Vorpommern und Norddeutschland – zum Beispiel die Website mit Imagefilm für das Warnemünder Bestattungshaus und die Seebestattungsreederei oder die Website für Telemark Rostock. Fragen Sie bei jeder Agentur nach Beispielen aus Ihrer Branche und danach, wie lange diese Projekte gedauert haben.

Nicht jedes Unternehmen braucht den vollen Ablauf mit individueller Strategie und eigenem Design. Wenn Sie vor allem schnell eine klare, verkaufsstarke Seite zum Festpreis wollen, ist unsere Produktmarke MyRocketPage der kürzere Weg. Auch dort gilt allerdings: Die Seite ist nur so schnell fertig, wie Ihre Inhalte und Freigaben vorliegen.